Puntos clave:
Con el fin de la financiación de emergencia federal de COVID-19 y la inherente volatilidad de los ingresos del impuesto sobre la renta estatal, los distritos escolares de California se encuentran en una era de incertidumbre financiera. Afortunadamente, Distrito Escolar Unificado de Jurupa Lleva ya varios años en el proceso de encontrar maneras de realizar un seguimiento y controlar los gastos a la vez que apoyamos a los profesores y al personal para que puedan ofrecer la mejor experiencia educativa posible a nuestros estudiantes. A continuación se explica cómo estamos haciendo más eficientes los procesos de personal y nóminas, empezando por el deber adicional, que siempre es un reto perenne.
Conseguir un control sobre el servicio adicional
Además de nuestro personal asalariado, tenemos una serie de tareas a tiempo parcial, por horas y de lo que llamamos “deber extra”. Dado que una parte importante de nuestra financiación proviene de subvenciones, muchas de nuestras tareas son temporales o puntuales. Llenamos estas posiciones con solicitudes de deberes adicionales, por lo que no estamos comprometidos con las obligaciones de nómina en curso.
Durante muchos años, aquellas solicitudes de deberes adicionales y tarjetas de tiempo estaban en papel, lo que significaba que el departamento de nóminas realizaba trabajos redundantes para introducir la información en el sistema de nóminas. Los formularios de solicitud que utilizamos también estaban en papel, lo que dificultaba mucho el seguimiento del tiempo real que se utilizaba hasta la solicitud, por lo que podíamos estar seguros de que las horas utilizadas estaban dentro de las limitaciones de la solicitud. Necesitábamos un mejor mecanismo de control que ayudara a las escuelas a mantenerse dentro del presupuesto, así como un mecanismo presupuestario más formal para grabar los presupuestos del departamento y de los centros para cubrir las solicitudes de tareas adicionales.
El presupuesto puede resultar muy complicado porque es transversal. Incluye un componente de control de posición, un componente de nómina y un componente de presupuestos financieros. Necesitábamos una solución que pudiera hacer que todos estos universos funcionen juntos. La misión era encontrar un sistema o construir uno. Nuestra oficina del condado inició un programa piloto con nuestro distrito para construir un sistema, pero finalmente decidió no continuar con ese esfuerzo debido a los recursos necesarios para mantener ese sistema para 23 distritos del condado.
Nuestro distrito se comprometió en un proceso competitivo y eligió Helios Ed. En un plazo de seis meses, nuestro equipo desarrolló y arrojó un nuevo sistema para abordar los deberes adicionales. Desde entonces, hemos ahorrado más de 100.000 dólares en costes de personal, gastos de tiempo y exceso de presupuesto debido a los más fuertes controles internos que ahora disponemos.
Un departamento de nóminas más eficiente (y satisfecho).
La eliminación de la entrada de datos redundante y el trabajo con datos en lugar de papel nos ha permitido reducir la plantilla en dos equivalentes a tiempo completo, no mediante despidos, sino desgaste. Y al tener un sistema que gestiona la entrada de datos para ellos, nuestro departamento de nóminas tiene más tiempo para dar calidad a su trabajo y sentir que están trabajando a un nivel más alineado con sus habilidades.
Encontrar eficiencias en su distrito
Aunque Jurupa Unified ha encontrado eficiencias y ahorros en estas áreas específicas, cada distrito escolar es distinto. Tal y como les gusta decir a muchos líderes de distrito de California, tenemos 1.139 distritos escolares y tantas formas de hacer las cosas. Teniendo esto en cuenta, hay algunos pasos para el proceso de pasar del papel a los sistemas online (o utilizar sistemas online de manera más eficiente) que se aplican de manera universal.
- Siéntese e identifique sus objetivos. ¿Cuáles son los componentes críticos que debe tener?
- Tomar la decisión de realizar o comprar. Cuando el COVID golpeó por primera vez, Jurupa Unified creó su propio sistema de direccionamiento de facturas a través de SharePoint. También hemos creado un proceso de solicitud de excursiones en PowerApps que gestiona viajes, conferencias y salidas de campo. Tal y como descubrió nuestra oficina del condado, sin embargo, cuando junta una serie de funcionalidades, puede tener más sentido trabajar con un proveedor de confianza.
- Si opta por comprar software, asegúrese de que puede hacer exactamente lo que necesita. Si un vendedor dice que puede desarrollar una funcionalidad a lo largo del camino, pida ver la nueva función antes de comprar.
- Asegúrese de que el vendedor responderá. Cuando se trata de una función tales como la nómina, estás tratando con los medios de vida de la gente y debes saber que si hay algo mal con el sistema, o si necesitas ayuda, esa ayuda es sólo una llamada telefónica.
La implantación de un nuevo sistema de gestión de nóminas ha supuesto una gran diferencia para nuestro distrito, pero no es el fin de nuestro proceso de reducción de costes. Siempre estamos mirando nuestros diferentes programas para ver dónde podemos reducir de forma que no afecten al aula. En última instancia, estos cambios se refieren a garantizar que los recursos se mantienen enfocados en los que más importan. Aunque los presupuestos fluctúan y los flujos de financiación siguen siendo impredecibles, mi equipo y yo venimos a trabajar todos los días porque creemos en la educación pública. Yo mismo soy un producto de la educación pública y me encanta despertarme cada día sabiendo que puedo volver y apoyar a los estudiantes y profesores de hoy.
