joe fayReportero de tecnología
Imágenes falsasAlgunos juegos de computadora de la década de 1990 tenían una “tecla de jefe” que permitía a los empleados abrir una hoja de cálculo de Excel si querían que pareciera que estaban trabajando.
Ahora los jefes pueden desaprobar a un trabajador que sea sorprendido trabajando en una hoja de cálculo. Excel, propiedad de Microsoft, tiene 40 años. Algunos líderes tecnológicos lo tienen, en el mejor de los casos, como un bloqueador y, en el peor, la IA, un accidente a punto de suceder para agilizar los flujos de trabajo digitales.
Excel es ciertamente omnipresente en el mundo empresarial. Respectivamente Investigación por entrenamiento de agudezaDos tercios de los trabajadores de oficina utilizan Excel al menos una vez cada hora.
Junto con Word y PowerPoint, falta en parte la fortaleza de Excel en la educación tecnológica, dice Tom Wilkie, director de tecnología de la firma de visualización de datos Grafana.
“Excel es una herramienta realmente buena. Ya sea que desee observar un pequeño conjunto de datos, probar una idea o hacer un gráfico rápido para una presentación, no hay nada mejor para un análisis rápido y sencillo”, afirma.
El problema es que las personas y las empresas no logran distinguir entre procesamiento de datos y análisis y visualización de datos, dice Mark Whitehorn, profesor emérito de análisis de la Universidad de Dundee.
“Todas estas son pequeñas secciones donde los datos entran, entran en una hoja de cálculo, se ejecutan a través de una macro y salen por el otro extremo”, dice Whitehorn.
Las macros pueden considerarse como atajos. Automatiza una serie de pasos en una hoja de cálculo, de modo que las instrucciones se pueden realizar con un solo clic (por ejemplo, formatear datos con un estilo determinado o realizar cálculos).
Las hojas de cálculo a menudo están mal documentadas y mantenidas, continúa Whitehorn, “y el tipo que escribió la macro ya no está y la gente del departamento no sabe cómo ejecutarla”.
En términos más prácticos, afirma, esto significa que los datos dentro de una organización no están controlados de forma centralizada. Esto dificulta proteger y mover datos dentro de la organización o extraerlos para realizar análisis más amplios y potenciar la IA.
Esto puede llevar a que operaciones de importancia crítica dependan de hojas de cálculo frágiles.
El año pasado surgió en Health New Zealand. hoja de cálculo excel utilizada como su “archivo de datos primario” para gestionar y analizar su desempeño financiero.
Esto dificultó la recopilación e integración de datos, generó inconsistencias y errores, y dificultó la obtención de una descripción general en tiempo real.
En el Reino Unido, el proceso de contratación de anestesiólogos se vio sumido en el caos Caos en las hojas de cálculo en 2023, entonces Estafa de datos afganos El resultado de compartir una hoja de cálculo de Excel.
teradataPero conseguir equipos e individuos de Excel es un desafío.
“Es difícil para un proveedor externo o un proveedor de herramientas externo simplemente proporcionar algo para una organización que pueda utilizar en todos esos equipos diferentes”, explica Mauti Wali, director de planificación y transformación digital de la empresa canadiense de telecomunicaciones Telus.
Ha supervisado la migración de cientos de miembros del personal desde Excel a un sistema de planificación personalizado.
El objetivo es agilizar la integración y gestión de datos, aumentar la automatización e incorporar IA.
Pero la gente quería mantener su configuración actual de Excel y simplemente descargar información del nuevo sistema, explica Vali. “Dije que no. Hay que forzar la hoja de cálculo no permitiéndole coexistir con sus (nuevas) aplicaciones”.
En defensa de su software, un portavoz de Microsoft afirma: “Durante cuatro décadas, Excel ha evolucionado desde una hoja de cálculo básica hasta una plataforma versátil utilizada por todos.
“Con el uso mensual creciendo constantemente durante los últimos seis años, hoy en día se utiliza más que nunca y sigue siendo la herramienta predeterminada para el análisis, modelado y generación de informes de datos en todas las industrias”.
Kate CordenNo son sólo las grandes organizaciones las que pueden beneficiarse al repensar su dependencia de Excel. Kate Corden dirige un negocio de ajuste de bicicletas, Hackney Bike Fit, lo que implica gestionar dos flujos de datos (información personal sobre el cliente, como altura, peso, flexibilidad) e información sobre la bicicleta.
Es una usuaria experta de Excel desde que trabajó como gerente de desarrollo de negocios en el mundo corporativo. Pero, afirma, “es muy fácil perder datos. Es fácil cambiarlos”.
Corden cambió a LinkSpace, diseñado originalmente como una herramienta de gestión de casos, que puede adaptarse a flujos de trabajo complejos. “En lugar de tener varios Excel, tienes un completo sistema de gestión de datos con todo, lo que realmente me ayudará a medida que crezca”.
Y los beneficios potenciales de deshacerse de Excel pueden ir más allá de la simple gestión de datos.
Julian Tanner, ejecutivo de relaciones públicas en Londres, también es tesorero de una organización benéfica local. Cambió la cuenta de caridad de Excel a un paquete de contabilidad en línea que extrae información de las facturas.
La IA incorporada del paquete significa que puede generar informes personalizados con solo tocar un botón.
Esto significa que pueden ahorrar más de £6000 al año con los servicios de un contable. “Fue un gran gasto para la organización benéfica”, dice Tanner, “que siempre intentas evitar”.
Para las grandes empresas, los beneficios incluyen flujos de trabajo fluidos y datos agregados y estandarizados que pueden introducirse en sistemas de inteligencia artificial o aprendizaje automático.
Además de una integración de datos más fluida y ciclos de planificación más rápidos, Vali espera ahorrar 42 millones de dólares canadienses (30 millones de dólares; 23 millones de libras esterlinas) al año al eliminar la capitalización errónea. Otros equipos de Telus ahora buscan hacer lo mismo.
Pero sí significa que los usuarios están dispuestos a ceder algo de control, o al menos la ilusión de control.
“La gente dirá: ‘Está bien, tomaré mis datos y haré esto'”, explica Whitehorn. Pero “no son sus datos, son los datos de la empresa”.
Excel puede ser completamente irreal. Por lo tanto, sugiere Whitehorn, es posible que sea necesario rediseñar Boss Key en el futuro para cubrir el uso de hojas de cálculo.
