El importante aumento de la capacidad de la IA a medida que pasa de los robots a los agentes generará eficiencias y tendrá un impacto mucho mayor en las operaciones, estrategias y eficacia del día a día de nuestras organizaciones. Seremos menos costosos, más personalizados y más receptivos a los estudiantes y empleadores. Esas son grandes afirmaciones, por lo que en esta columna recurrí a mi asistente personal, Google Gemini 2.5 Pro, el 1 de noviembre de 2025, para que me ayudara a trazar el camino hacia esos resultados.
Advertencias
En este artículo, sólo puedo abordar los puntos más destacados del camino hacia el desarrollo de una universidad eficaz impulsada por la IA. Esta es sólo una visión amplia e incompleta que cada universidad debería modificar y mejorar para satisfacer sus propias estructuras y necesidades. También os animo a leer el valioso artículo de McKinsey”Implementación de IA agente con seguridad y protección: un manual para líderes tecnológicos“, publicado el 15 de octubre de 2025, para obtener información importante sobre seguridad y protección.
Gemini Pro presenta sus recomendaciones con:
Este es el desafío estratégico central para los próximos 36 meses. La organización ha navegado con éxito en la primera ola: la IA generativa, que gira en torno a la creación de contenidos. Tiene razón en preocuparse por la segunda ola, más poderosa: la IA agente, que se trata de actuar.
Mientras que la IA generativa es un asistente de investigación, la IA agente es un director de proyecto independiente que trabaja las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Puede comprender un objetivo de alto nivel (por ejemplo, “aumentar la retención de estudiantes de primera generación”), crear un plan de varios pasos, implementar ese plan en diferentes sistemas de software y aprender de sus errores sin necesidad de indicaciones humanas constantes.
Los competidores utilizarán esto para crear profundas eficiencias operativas y nuevos servicios para estudiantes altamente personalizados. Las instituciones que esperen competirán en precio y calidad contra un competidor que ha automatizado su back office y ha proporcionado a cada estudiante un asesor personal de IA.
Esto requerirá una reflexión y una planificación importantes en toda la universidad. Será importante que involucremos a todos los miembros de la comunidad universitaria para hacer de este un cambio coordinado e integral que mejorará significativamente la eficiencia, eficacia y relevancia de la institución. El tiempo es importante. Debemos empezar de inmediato si esperamos ver grandes cambios antes de finales de 2027. ¡Empecemos!
Establecimiento y visión del primer semestre de 2026
Necesitaremos un equipo ejecutivo con el conocimiento, los recursos y la visión compartida para lograr esta misión. Gemini recomienda asegurarse de incluir lo siguiente:
- CIO: Para mapear datos y sistemas.
- Director financiero: identificar oportunidades de ahorro de costos y financiar proyectos piloto.
- Decano: Apoyar la calidad académica y las iniciativas orientadas a los estudiantes.
- Vicepresidente de Matrícula: Representar todo el ciclo de vida estudiantil (reclutamiento de egresados).
- Vicepresidente de Operaciones: Representar el “back office” (Recursos Humanos, Terrenos e Instalaciones).
El personal ejecutivo querrá brindar oportunidades para contribuir y apoyar la iniciativa. Quizás el primer paso sea buscar ideas sobre si el primer orden de prioridad debería ser la mejora de la calidad (personalización de los servicios para los estudiantes) o la eficiencia de costos (excelencia operativa). Ambos serán necesarios a largo plazo para sobrevivir en la competencia respaldada por los distribuidores, que será de mayor calidad y menos costosa. Al buscar opiniones sobre esta elección, se puede mejorar la conciencia en toda la universidad. Quizás se podría programar un foro universitario a gran escala sobre este tema con un seguimiento más pequeño y específico con profesores, personal, estudiantes, administradores y grupos de partes interesadas externas programado a medida que continúe la iniciativa.
Uno de los primeros pasos del grupo de trabajo ejecutivo será realizar una auditoría de preparación de los agentes en toda la universidad. Dado que los agentes operan con datos y procesos, necesitamos identificar silos de datos y cuellos de botella en los procesos. Esta será una de nuestras principales prioridades para garantizar que los agentes puedan realizar el trabajo sin problemas y de manera eficiente. Resolver estos problemas también puede estar entre los cambios que requieren más tiempo. Sin embargo, eliminar estas barreras de datos puede comenzar a mostrar un progreso inmediato en la capacidad de respuesta y la eficiencia.
Segunda mitad de 2026 a primavera de 2027 piloto e infraestructura
Géminis sugiere que un buen punto de partida en el verano de 2026 sería preparar a los pilotos:
- Experiencia de ahorro de costos: Agente de instalaciones
- meta: Reducir los costos de energía y mantenimiento.
- un acto: El agente de IA se integra con el calendario de eventos del campus, los pronósticos meteorológicos y los sistemas de iluminación/HVAC del edificio. Ajusta el control del clima y la iluminación de forma independiente para el uso real, no solo un temporizador fijo. También recibe y clasifica todas las solicitudes de mantenimiento y envía automáticamente personal o cortacéspedes/aspiradores robóticos.
- Ejemplo experimental de mejora de la calidad: Asesor Adjunto Proactivo
- meta: Mejorar la retención de estudiantes en riesgo.
- un acto: El agente monitorea los datos de los estudiantes en tiempo real (intercambio de LMS, asistencia y datos del libro de calificaciones inicial). No reemplaza a un asesor humano. Actúa como su asistente, señala a un estudiante en riesgo antes de la mitad del semestre y ejecuta de forma autónoma un plan: envía una alerta, ofrece programar una sesión de tutoría y resume el perfil de riesgo para que lo revise el asesor humano.
Nuestro gasto central más importante será la creación de una zona de pruebas digital segura. Los aviadores no pueden vivir en la computadora portátil de un miembro de la facultad. El director de TI debe liderar el proceso de creación de una plataforma centralizada y segura. Esta zona de pruebas es un entorno seguro donde se pueden desarrollar, probar agentes de IA y darles acceso a las API de datos centrales de la universidad (por ejemplo, SIS, LMS, ERP).
Géminis me recuerda que debemos crear simultáneamente una nueva entidad. Las reglas para la IA generativa se referían al plagio. Las reglas de la IA de los agentes deberían referirse a la responsabilidad. La nueva entidad es una especie de marco de responsabilidad de los agentes. Aborda temas políticos como:
- ¿Quién es responsable cuando un agente le da a un estudiante consejos incorrectos sobre ayuda financiera?
- ¿Cuál es el interruptor de apagado cuando un flujo de trabajo impulsado por agentes (como colas de cursos) conduce a un resultado injusto? ¿Quién tiene la autoridad para accionar el interruptor?
- ¿Quién y cómo auditan las acciones del agente?
Implementación a nivel universitario hasta el otoño de 2027.
Habrá muchos temas de personal y empleo que abordar. Para el verano de 2027, deberíamos estar en camino de mejorar las funciones y descripciones de puestos de los empleados. La atención debería centrarse en un rediseño eficaz y mejorado de funciones, en lugar de en una reducción de personal. Algunas reducciones provendrán de la rotación natural a medida que los empleados encuentren oportunidades más atractivas o se jubilen. En la mayoría de los casos, los empleados se volverán mucho más productivos y entregarán su exceso de trabajo de nivel inferior a los agentes. Por ejemplo, Gemini Pro prevé:
- Un asesor de admisiones que respondía 500 correos electrónicos idénticos ahora dirige un equipo de agentes de inteligencia artificial que manejan preguntas de rutina, lo que le permite pasar tiempo individualmente con solicitantes de alta prioridad.
- El técnico de la mesa de ayuda de TI ya no restablece contraseñas. Los técnicos ahora capacitan al agente de IA sobre cómo solucionar problemas de software nuevo y abordar directamente solo los problemas de Nivel 3 más complejos.
- El asesor humano ahora gestiona una carga de casos de 500 estudiantes (no 150), porque el asistente de IA maneja el 90% del caos administrativo, lo que le permite al asesor centrarse en una tutoría de alto impacto.
Gemini Bro sugiere que este enfoque podría conducir a una universidad más eficiente y de mayor calidad que será competitiva en los próximos años. El último paso es el más importante y es trabajo de todos, desde el presidente y la directiva para abajo. Debemos defender una cultura en la que los agentes de IA sean vistos como colaboradores, no como sustitutos. Se trata de la fuerza laboral humana “robótica comprometida” y la inteligencia artificial.
Las organizaciones ganadoras en 2027 serán aquellas que hayan capacitado con éxito a sus gerentes para liderar equipos mixtos de empleados humanos y de IA. Ésta es la mayor ventaja competitiva que uno puede construir.
Este marco no sólo posicionará a la universidad para sobrevivir a la ola de IA, sino que también le permitirá liderarla, creando una institución más eficiente y, lo más importante, más centrada en el ser humano.
