Puntos clave:
Con el vencimiento de los fondos federales de emergencia por COVID-19 y la volatilidad inherente de los ingresos del impuesto estatal sobre la renta, los distritos escolares de California se encuentran en una era de incertidumbre financiera. Afortunadamente, Distrito Escolar Unificado de Jurupa Ya han pasado varios años buscando formas de rastrear y controlar los gastos mientras continuamos apoyando a los maestros y al personal para que puedan brindar la mejor experiencia educativa posible a nuestros estudiantes. A continuación le mostramos cómo hacer que sus procesos de contratación y nómina sean más eficientes, comenzando con las siempre difíciles tareas adicionales.
Ponte a manejar tareas adicionales
Además de nuestro personal asalariado, tenemos una serie de tareas a tiempo parcial, por horas y lo que llamamos “asignaciones adicionales”. Debido a que gran parte de nuestra financiación proviene de subvenciones, muchas de nuestras asignaciones son temporales o únicas. Cubrimos estos puestos con solicitudes de tareas adicionales para que no estemos sujetos a obligaciones de nómina continuas.
Durante muchos años, las solicitudes de tareas adicionales y tarjetas de tiempo se escribían en papel, lo que significaba que el departamento de nómina hacía un trabajo redundante al ingresar información en el sistema de nómina. Los formularios de pedido que utilizamos también estaban en papel, lo que hacía muy difícil realizar un seguimiento del tiempo real utilizado para el pedido, por lo que podíamos estar seguros de que las horas utilizadas estaban dentro de los límites del pedido. Necesitábamos un mejor mecanismo de control que ayudara a las escuelas a mantenerse dentro del presupuesto, así como un mecanismo presupuestario más formal para sobrecargar los presupuestos de los departamentos y las escuelas para cubrir solicitudes de tarifas adicionales.
El proceso de elaboración de presupuestos puede volverse muy complejo porque es multifuncional. Incluye un componente de control de situación, un componente de nómina y un componente de presupuesto financiero. Necesitábamos una solución que pudiera hacer que todos esos universos funcionaran juntos. La tarea era encontrar un sistema o construir uno. La oficina de nuestro condado inició un programa piloto con nuestro distrito para construir un sistema, pero finalmente decidió no continuar con este esfuerzo debido a los recursos necesarios para mantener dicho sistema en 23 condados.
Nuestro distrito participó en un proceso competitivo y tomó una decisión Helios Ed. En seis meses, nuestro equipo desarrolló y lanzó un nuevo sistema para manejar las tareas adicionales. Desde entonces, hemos ahorrado más de $100 000 en costos de personal, gastos de tiempo y excesos presupuestarios gracias a los controles internos más estrictos que ahora tenemos.
Un departamento de nóminas más eficiente (y satisfecho).
Eliminar la entrada de datos redundantes y trabajar con datos en lugar de papel nos ha permitido reducir la plantilla en dos equivalentes de tiempo completo, no mediante despidos, sino mediante desgaste. Debido a que tienen un sistema que maneja el ingreso de datos por ellos, nuestro departamento de nómina tiene más tiempo para brindar calidad a su trabajo y sienten que están trabajando a un nivel más alineado con sus habilidades.
Encuentra talento en tu zona
Si bien el Distrito Escolar Unificado de Jurupa ha encontrado eficiencias y ahorros en estas áreas específicas, cada distrito escolar es diferente. Como les gusta decir a muchos líderes distritales de California, tenemos 1,139 distritos escolares y muchas maneras de hacer las cosas. Teniendo esto en cuenta, existen algunos pasos en el proceso de pasar de los sistemas en papel a los sistemas en línea (o utilizar los sistemas en línea de manera más eficiente) que se aplican universalmente.
- Siéntate y establece tus objetivos. ¿Cuáles son los ingredientes críticos que debes tener?
- Tomar o comprar decisión. Cuando llegó el coronavirus por primera vez, Jurupa Unified creó su propio sistema para enrutar facturas a través de SharePoint. También hemos creado un proceso de solicitud de viaje en PowerApps que maneja viajes, conferencias y excursiones. Como descubrió nuestra oficina de distrito, cuando reúne varias funciones, puede tener sentido trabajar con un proveedor en quien confíe.
- Si decide comprar software, asegúrese de que pueda hacer exactamente lo que necesita.. Si un proveedor dice que puede desarrollar funciones a lo largo del camino, solicite ver la nueva función antes de comprarla.
- Asegúrese de que el vendedor responda. Cuando se trata de un trabajo como el de nómina, se trata del sustento de las personas y es necesario saber que si algo anda mal con el sistema, o si necesita ayuda, esa ayuda está a solo una llamada de distancia.
La implementación de un nuevo sistema de administración de nómina ha marcado una gran diferencia en nuestro distrito, pero no es el final de nuestro proceso de reducción de costos. Siempre analizamos nuestros diferentes programas para ver dónde podemos reducir los gastos de manera que no afecten el aula. En última instancia, estos cambios tienen como objetivo garantizar que los recursos sigan enfocados donde más importan. Si bien los presupuestos fluctúan y los flujos de fondos siguen siendo impredecibles, mi equipo y yo venimos a trabajar todos los días porque creemos en la educación pública. Yo mismo soy producto de la educación pública y me encanta despertarme cada día sabiendo que puedo regresar y apoyar a los estudiantes y maestros de hoy.
