La publicación del viernes trataba sobre buscar recortes presupuestarios que no perjudiquen a la organización ni a su misión. Estos descuentos son raros, pero existen. Se dieron algunos ejemplos: eficiencia energética para reducir los costos de los servicios públicos, subsidios para las personas que renuncian al seguro médico en la universidad para utilizar incentivos conyugales e incentivos de jubilación anticipada. (Es cierto que la última opción se puede hacer bien o mal). Pregunté a mis lectores sabios y mundanos si conocían otras opciones.
Y es bueno saber que, incluso después de un tiempo, sigo teniendo los mejores lectores de todos los tiempos. Proporcionaré algunos aspectos destacados, junto con comentarios cuando corresponda.
“Se necesitará un trabajo pesado por parte de más colegios y universidades para eliminar o incluso recortar programas deportivos costosos, pero valdrá la pena financieramente. La parte más difícil será cambiar la cultura en torno a la vida en el campus y el apoyo a los ex alumnos. Por cierto, ambas instituciones tienen deportes de club prósperos y deportes interuniversitarios menos costosos”.
Esto no ayuda mucho en mi propio mundo, ya que no teníamos fútbol ni ningún otro deporte caro, pero tiene mucho sentido en otros contextos. (Recuerdo ese momento a principios de la década de 1990, cuando estaba en la escuela de posgrado en Rutgers, cuando el equipo de fútbol pasó de 0 a 11. Perdió mucho dinero y todos los partidos. El campus se dio cuenta.) Las cuestiones difíciles aquí tienen que ver con la visión y el apoyo de la comunidad. Boston College no era de élite hasta que sucedió Doug Flutie, y Gonzaga era bastante desconocido de cara a March Madness. En términos de deportes de bajo costo, parece ayudar con la retención. Tendré que retractarme e ir a “cuestiones de contexto” sobre esto.
“Vi su artículo en IHE, y aunque no tengo ideas para reparaciones a gran escala en el presupuesto, sí tengo una pequeña idea excelente. Una vez trabajé en un edificio donde los sistemas de calefacción y refrigeración estaban tan estropeados (o, a veces, tan regulados a la baja) que eran sofocantes en invierno y helados en verano. Trabajar allí era tan incómodo que los empleados encendían ventiladores y abrían ventanas en invierno y conseguían calentadores en verano para hacer soportables sus oficinas, por lo que la universidad pagaba electricidad para la calefacción. y refrigeración Al mismo tiempo, durante todo el año, sé cómo es la factura de electricidad en mi casa estos días; no puedo imaginar qué tan alta será para la universidad imaginar cuánto ahorrarán (sin mencionar el impacto en la sostenibilidad) reparando sus sistemas HVAC.
Sí, sí, sí. El aislamiento por sí solo puede ser una excelente inversión, incluso antes de entrar en los sistemas mecánicos. Arreglar el control del clima también tiene beneficios secundarios: los calentadores portátiles son un notorio peligro de incendio, y encenderlos mientras el aire acondicionado está funcionando (o las ventanas abiertas para combatir los sistemas de calefacción hiperactivos) reduce la opinión de todos sobre la eficiencia de la escuela. Vale la pena arreglar su sistema HVAC (¡y no lo digo sólo porque tengamos un programa HVAC!). Por mi dinero, las bombas de calor son una de las mejores ideas que existen.
“¡Cuando sea posible, haga obsequios importantes! ¡Las recompensas a largo plazo superan con creces la rápida mejora!”
definitivamente. Una de las sorpresas de pasar a la dirección fue descubrir que algunos dólares son más valiosos que otros. Los más valiosos son los dólares operativos. Pagan costos recurrentes como salarios y servicios públicos. Las donaciones pueden convertir dólares únicos en dólares continuos.
Históricamente, esta ha sido un área de verdadera lucha para los colegios comunitarios. Nuestro sector recibe una cantidad insignificante de apoyo filantrópico privado que se destina a la educación superior como industria. Necesitamos mejorar mucho en esto.
“Presupuestar lo que se gasta, no lo que se planifica… ‘Presupuesto de base cero’ es ahora una palabra de moda que los jefes se jactan de usar. En realidad, es simplemente finanzas inteligentes. El desempeño pasado es el mejor predictor del comportamiento futuro, y eso se aplica a las personas y a los presupuestos”.
Mayormente, sí. El peligro de un presupuesto de “úselo o piérdalo” es que los gerentes de los centros de costos encuentren formas inteligentes o derrochadoras de usarlo para no perderlo. Es importante tener un poco de holgura en el presupuesto para imprevistos. Por ejemplo, este año Pensilvania no pudo aprobar su presupuesto de julio a noviembre. Nos vimos obligados a cubrir su parte mediante reservas durante un período de tiempo y sufrimos una pérdida permanente de ingresos por intereses que de otro modo habríamos obtenido. Predecir el comportamiento futuro de los políticos es una empresa de alto riesgo (dice el doctorado en ciencias políticas). Si ha tenido un año inusualmente sano y le queda algo para poner en reservas, gane.
“Siempre esté en una desaceleración de contratación. ¡No se limite a cubrir un puesto vacante! Tenga conversaciones de primera línea con su equipo ejecutivo antes de ocupar el puesto. Deje que los datos le informen si el puesto se mantiene, se elimina, se fusiona o se reposiciona. Utilice revisiones de programas académicos; para las oficinas de asuntos estudiantiles y finanzas, utilice estándares y KPI de la industria. No solicite una congelación de la contratación… cada excepción erosiona la confianza. Involucre a todos los empleados… haga que la gente del departamento haga el primer análisis: el personal de primera línea y los profesores saben dónde se encuentra Eficiencias Muchas veces la decisión se toma antes de que llegue al vicepresidente y eliminar una vacante es una oportunidad para la mejora continua.
Con la excepción de las dos últimas frases, este es un procedimiento operativo prácticamente estándar en este momento. Estoy de acuerdo en que las medidas radicales –ya sean recortes o congelaciones– son casi siempre una mala idea; Tienden a congelar en ámbar las malas asignaciones existentes. Y la “congelación suave” parece un granizado. Sin embargo, al menos en mi mundo, algunos departamentos/oficinas se han reducido lo suficiente a lo largo de los años que dejar puestos vacantes puede generar brechas significativas en el desempeño o el servicio.
Para quienes piensan en términos generacionales, es posible interpretar la desaceleración del empleo como un traslado del peso de la austeridad a los jóvenes. Los posibles empleados no están ahí para defenderse.
“Los servicios públicos son un gasto enorme. Cuando se abre un nuevo edificio, planifique el mantenimiento preventivo… le ahorrará miles, si no millones, de dólares durante la vida útil de la instalación. No permita que el nuevo edificio tenga un problema de mantenimiento diferido como los edificios más antiguos de nuestro campus. ¡Haga un plan y cúmplalo!”
Es cierto, aunque es más fácil decirlo que hacerlo.
“¡¡Siempre negocie el contrato!! Nunca acepte la primera o segunda oferta de un vendedor. Encuentre formas de crear alianzas de compra locales o regionales para reducir los costos de los productos o servicios”.
Ah, los vendedores. Están por todas partes y pueden resultar exasperantes. Muchos productos funcionan con el Sistema A pero no con el Sistema B, o dejan de lado elementos pequeños pero importantes (como nuestro sistema ERP actual, que no permite a los estudiantes duplicar su especialización), prometen funciones próximas que nunca llegan, aumentan los precios una vez que estás allí, o son comprados por otras empresas que pueden ser o no lo que tenías en mente.
Últimamente, algunos de mis correos electrónicos de seguimiento de vendedores se han vuelto extrañamente agresivos. Suena nuevo y muy desagradable. (“Bueno, si no te importa la retención de estudiantes…”)
Yo diría que entre el 20 y el 30 por ciento de mis correos electrónicos son solicitudes de proveedores. ¡Detén la locura!
“Asegúrese de que su oficina de desarrollo comprenda las oportunidades de inversión en la fuerza laboral. La mayoría de las empresas tienen dólares para ‘devolver’ e invertir en la fuerza laboral. Estos son tradicionalmente diferentes sectores. Las conversaciones pueden ir en múltiples direcciones con donantes y socios corporativos… Asegúrese de que el personal esté adecuadamente preparado para ambas discusiones”.
Me alegra decir que estás progresando mucho en esto. Hace una gran diferencia. Para las escuelas que aún no han seguido este camino, lo recomiendo encarecidamente.
¡Gracias a los lectores sabios y mundanos que dieron un paso adelante! Por supuesto, si tienes una buena idea, nunca es demasiado tarde: deandad (arroba) gmail (punto) com.
