Cómo solucionar el problema del trabajo invisible sin más trabajo invisible

El trabajo invisible incluye todas las cosas que hacen los empleados, como responder correos electrónicos, asistir a reuniones y resolver problemas que no están necesariamente en las descripciones de trabajo ni se miden de ninguna manera. Estas cosas toman mucho tiempo y obtienen muy poca recompensa porque no se pueden medir y nadie se atribuye el mérito de ellas. Hay tanta ineficiencia y mucho trabajo para justificar roles que la gente termina sintiéndose agotada, lo que conduce a menos compromiso y menos innovación. El problema es que la forma en que la mayoría de la gente ha tratado de resolver este problema del trabajo invisible es agregando aún más trabajo invisible, como rastrear o anotar todo lo que hacen, lo cual es igualmente ingrato. La solución de este problema comienza con algo más simple, como eliminar pasos innecesarios, confiar en que las personas administren su propio tiempo y asegurarse de que se reconozca el trabajo más importante.

El coste real del trabajo invisible

El trabajo invisible desperdicia tiempo, energía y concentración. La gente se sienta en reuniones que no llevan a ninguna parte, responde a mensajes que no necesitan respuesta o que podrían haberse manejado con una llamada rápida o de pasada. La gente pasa horas siguiendo detalles que deberían haberse cubierto la primera vez. Asana informa que casi el 60 por ciento de la semana laboral promedio se dedica “trabajando en el trabajo”. Microsoft llama a esta sobrecarga deuda digital, que se refiere a demasiadas reuniones, demasiadas actualizaciones y demasiado ruido. Es fácil ver por qué la gente se agota, lo que les ha llevado a dejar de fumar de forma tan silenciosa.

Por qué las soluciones tradicionales no resuelven el problema del trabajo invisible

Muchas soluciones sugeridas sólo empeoran las cosas. He trabajado para líderes que querían que realizara un seguimiento de todo lo que hacía en hojas de cálculo de Excel. Algunos incluso copiaron esta información en mi revisión anual para calificarme. Me llevó mucho más tiempo hacer un seguimiento de lo que estaba haciendo que hacer el trabajo real. Agregar más herramientas de seguimiento o requerir informes adicionales simplemente agrega más del mismo tipo de trabajo. Nadie quiere pasar el día fingiendo estar ocupado. Lo que ayuda, en cambio, es simplificar las cosas para que las personas puedan centrarse en lo que realmente marca la diferencia. A continuación se sugieren algunas cosas que puede hacer para reducir el problema del trabajo invisible.

Simplifique el trabajo invisible en las reuniones

Hay mucha gente que se queja de la fatiga de Zoom. He estado en tantas reuniones que repiten lo que se dijo la última vez y anticipan lo que sucederá la próxima vez. Muchos equipos se reúnen porque es una rutina, no porque sea necesario. Cada reunión debe tener un propósito, una meta e incluir sólo a las personas que deben estar presentes. El chat también puede hacerse cargo. Está bien bromear un poco, pero si la reunión termina sin decisiones ni resultados, ese tiempo podría haberse empleado mejor. Las reuniones más breves y centradas dan tiempo a las personas para realizar un trabajo significativo. Si es solo una actualización, envíe un resumen rápido.

Reducir el trabajo invisible de demasiadas herramientas.

Las empresas suelen utilizar más sistemas de los que necesitan. He trabajado en lugares que tenían hojas de cálculo, documentos compartidos y plataformas que rastreaban lo mismo de maneras ligeramente diferentes. Algunos sistemas ni siquiera se conectaban, por lo que era necesario introducir los mismos datos varias veces. Elija algunas herramientas que funcionen y úselas. Asegúrese de que todos sepan dónde encontrar información y cómo utilizarla. Menos sistemas significan menos confusión y menos pérdida de tiempo.

Proteja su tiempo de concentración de interrupciones laborales invisibles

La gente piensa mejor cuando puede mantenerse concentrada. Buscar desde Universidad de California, Irvine Descubrimos que se necesitan más de veinte minutos para volver a la normalidad después de un descanso. Algunas organizaciones desaconsejan el bloqueo de tiempo en los calendarios porque quieren que las personas estén disponibles para las reuniones en cualquier momento. Un mejor enfoque es fomentar las horas pico a lo largo del día en las que las personas puedan trabajar sin interrupciones.

Reconocer las contribuciones laborales invisibles

Algunas personas se aseguran de compartir todas las cosas que hacen y que pueden elogiar, mientras que otras se sienten incómodas al hablar de sus logros. Quienes dedican tiempo a escribir todo lo que hacen para obtener reconocimiento pierden tiempo productivo, y quienes permanecen en silencio rara vez obtienen crédito. Los líderes deberían notar ambos. Pregunte sobre el progreso durante las conversaciones en lugar de informes o correos electrónicos largos. Unas pocas palabras de agradecimiento en una reunión o un mensaje rápido pueden hacer que las personas se sientan valoradas. El reconocimiento importa más que otro sistema de seguimiento de los logros.

Aclarar la propiedad del trabajo invisible

Hay mucho trabajo invisible porque nadie sabe quién debe estar a cargo. Las personas con una sólida ética laboral a menudo intervienen para llenar vacíos que no son su responsabilidad. Siguen haciéndolo porque les importa, pero puede provocar agotamiento y resentimiento cuando no se ve su esfuerzo. Los líderes deben establecer expectativas claras. Decida quién es el propietario de cada tarea y quién la apoya. Esta claridad ahorra tiempo y reduce la confusión.

Hacer visible la tutoría laboral invisible

La tutoría puede marcar una gran diferencia, pero rara vez se reconoce. Los empleados experimentados a menudo ayudan a otros porque la capacitación es incompleta o es difícil acercarse a los gerentes. Es importante mencionar la tutoría durante las discusiones sobre desarrollo y reconocer el tiempo que lleva. Reconocer a las personas que lideran a otros crea equipos más fuertes. Pero la tutoría no debería llenar los vacíos dejados por una capacitación deficiente o un liderazgo débil.

Reducir el trabajo invisible cortando mensajes

A algunos líderes les gusta enviar mensajes de texto o correos electrónicos constantemente y no se detienen en un solo mensaje. Envían una cadena seguida y llenan las bandejas de entrada o los teléfonos de todos. Muchos de estos mensajes no deberían enviarse en absoluto. Antes de enviar algo, pregunta si realmente aporta valor. Deje de lado a las personas que no necesitan ser copiadas y deje de presionar responder a todos solo para mantener el hilo. Simplifica las cadenas de aprobación y otorga a las personas más autoridad para tomar decisiones. Una comunicación menos innecesaria les da a todos más tiempo para concentrarse.

El beneficio de arreglar el trabajo invisible

Cuando se reduce el trabajo invisible, las personas tienen más energía y concentración. Pueden colaborar mejor y dedicar tiempo al trabajo que hace avanzar a la empresa. Esto requiere decisiones reflexivas, respeto por el tiempo de las personas y líderes que valoren los resultados reales. Cuando esto sucede, la productividad aumenta, la moral mejora y los empleados finalmente sienten que sus esfuerzos importan.